Pertanyaan dan Jawaban seputar ISO 30401:2018 tentang Sistem Knowledge Management

• by KM Officer
• 0 Comments

Apa itu ISO 30401:2018?

Ada dua hal yang perlu dijelaskan tentang ISO 30401:2018. Pertama adalah tentang ISO sebagai organisasi dan kedua, standar yang dikeluarkan oleh ISO. Secara organisasi, ISO (the International Organization for Standardization) merupakan organisasi non pemerintahan (NGO) yang menyatukan para ahli di berbagai pengetahuan untuk menyusun standar internasional yang relevan dengan kebutuhan pasar maupun industri. Tidak ada kewajiban bagi perusahaan manapun untuk menerapkan standar yang dikeluarkan oleh ISO. Tetapi, banyak perusahaan pemasok atau manufaktur yang menganggap penerapan standar ISO sebagai nilai lebih dan keunggulan kompetitif.

Yang kedua adalah terkait standar yang dibuat oleh ISO. Standar ini banyak sekali jenisnya. Standar ISO yang paling terkenal adala ISO 9001 tentang Sistem Manajemen Mutu. Untuk Knowledge Management, kode standar dari ISO adalah 30401:2018. Standar ISO 30401 ini merupakan standarisasi sistem untuk Knowledge Management (KM) sebagai pendukung organisasi dalam mengembangkan sistem manajemen pengetahuan secara efektif dan memungkinkan untuk penciptaan nilai melalui pengetahuan yang dimiliki organisasi.

Mengapa ISO 30401 menjadi penting?

ISO 30401 dianggap sebagai salah satu referensi system KM yang paling netral. Hal ini karena prinsip utama standar ISO, yaitu framework free. Artinya tidak harus mengikuti struktur atau pola pikir tertentu. Standar ISO, khususnya ISO 30401 ini fokus pada compliance/kepatuhan terhadap penerapan syarat syarat KM yang dianggap baik. Artinya, perusahaan dibebaskan menerapkan dengan cara apapun juga, selama hasil akhir dari penerapan tersebut sesuai dengan syarat yang sudah ditetapkan oleh standar ISO.

Perusahaan juga dapat menggunakan ISO 30401 sebagai panduan untuk penerapan KM. Dengan ISO 30401, perusahaan dapat memahami hasil akhir yang menjadi best practice dan standar internasional sehingga proses membangun KM akan lebih mudah. Selain itu, tentu jika perusahaan sudah menerapkan KM, mereka dapat menjadikan standar ISO sebagai dasar untuk audit, sertifikasi, evaluasi dan pengakuan organisasi yang kompeten melalui badan audit internal dan eksternal yang berwenang.

Apa saja yang menjadi syarat dari ISO 30401?

Persyaratan dari ISO 30401 terdapat dalam penjelasan detil pasal per pasal di dokumen standar yang dapat dibeli di website ISO. Secara umum terdapat 10 pasal utama di ISO 30401. Walaupun tidak semua pasal mengandung persyaratan dari standar ISO. Pengguna standar ISO (perusahaan, auditor, pihak ketiga lainnya) perlu memahami lebih dalam penjelasan masing-masing pasal dan menentukan apakah organisasinya telah memenuhi persyaratan ISO 30401.

Bagaimana cara agar perusahaan saya bisa menerapkan sertifikasi ISO 30401?

Perlu diketahui penerapan standar ISO 30401, tidak harus dengan sertifikasi. Faktanya, sertifikasi secara resmi di Indonesia untuk ISO 30401 belum memungkinkan untuk dilakukan. Hal ini karena Komite Akreditasi Nasional (KAN) belum mengadopsi secara resmi standar ISO 30401. Oleh karenanya, saat ini belum ada organisasi yang berwenang untuk melakukan dan mengeluarkan sertifikasi ISO 30401 di Indonesia. Saat ini, standar ISO 30401 umumnya masih digunakan sebagai panduan penerapan dan acuan audit internal. Dengan pendekatan ini, organisasi yang mengadopsi standar ISO 30401 paling tidak sudah menyesuaikan penerapan KM-nya dengan standar yang berlaku global.

Bagaimana perusahaan saya bisa menerapkan KM yang sesuai dengan standar ISO 30401?

Anda dapat memulai dengan mengidentifikasi terlebih dahulu persyaratan yang ada di ISO 30401 dengan cara membaca dokumen standar yang resmi. Selanjutnya, lakukan asesmen pribadi (self assessment) ke organisasi Anda. Lihat apakah semua persyaratan ISO 30401 sudah berhasil organisasi Anda penuhi. Jika belum, fokuslah pada menutup kekurangan tersebut. Cara lainnya, Anda juga dapat meminta bantuan pihak ketiga untuk memberikan asesmen dan rekomendasi yang lebih independen.

Bagaimana saya dapat mulai melakukan asesmen kesiapan ISO 30401 di organisasi?

Anda dapat melakukan riset terhadap poin-poin persyaratan di pasal pasal standar ISO 30401. Buat daftar persyaratan tersebut dan buat indikator penilaiannya maupun bentuk dokumen buktinya (evidence). Jika diperlukan, buat alat asesmen khusus yang memudahkan Anda melakukan audit internal. Selanjutnya, Anda dapat mulai menentukan rencana untuk melakukan audit internal di organisasi.

Pembuatan alat asesmen ISO 30401 ini menjadi krusial. Karena tidak semua orang dapat memahami bahasa dan maksud dari pasal-pasal di ISO 30401. Ketika berhasil menyusun alat asemen, terkadang banyak praktisi KM yang kebingungan menentukan bentuk evidence atau alat bukti dari persyaratan yang diminta ISO 30401. Untuk itu, penting bagi Anda sebagai praktisi KM untuk memahami dasar-dasar KM, cara menerapakannya di organisasi, dan juga makna dari pasal-pasal ISO 30401.

Knoco Indonesia dapat membantu Anda memahami lebih detil tentang persyaratan ISO 30401 dan cara memenuhi persyaratan tersebut. Pembahasan tentang ISO 30401 dan alat asesmennya akan dibahas secara detil di Public Training KM Masterclass Online Bootcamp.

Tidak hanya membahas tentang ISO 30401:2018, kelas ini akan membahas secara detil cara membangun KM dari awal hingga menjadi sistem manajemen yang berkelanjutan. Kelas akan dilaksanakan pada bulan Mei-Juni, dengan 11 pertemuan @ 3 jam dalam sepekan (Selasa, Kamis, dan Jumat) dan difasilitasi oleh 2 konsultan professional Knoco Indonesia.

Jika Anda ingin lebih memahami tentang ISO 30401 dan juga cara membangun KM yang praktikal, segera daftar di bit.ly/kmmcbootcamp