4 Pertanyaan dan Jawaban Seputar KM Assessment

• by KM Officer
• 0 Comments

Knowledge  Management telah menjadi isu penting di lingkup bisnis swasta maupun pemerintahan. Kesadaran akan banyaknya nilai perusahaan yang bergantung pada kemampuan organisasi dalam  menciptakan dan mengelola pengetahuan telah disadari oleh level Manager hingga Top Management.

Organisasi yang baru memulai maupun telah lama menerapkan KM biasanya melakukan asesmen untuk mengetahui sejauh mana proses KM berdampak pada isu bisnis organisasi. Sehingga, KM memiliki posisi sebagai pendukung utama strategi bisnis.

Apa itu Asesmen KM?

Asesmen KM adalah kegiatan untuk mengetahui sejauh mana penerapan pada KM berdampak pada isu bisnis organisasi. Asesmen dilakukan dengan memberikan pertanyaan, apa yang sudah bagus dan apa yang harus diperbaiki. Atau biasa disebut “what’s working and what’s missing”. Knoco sendiri memiliki pendekatan asesmen berbasis KM Framework. Dari asesmen yang dilakukan akan menghasilkan KM Framework yang organisasi butuhkan. KM Framework ini nantinya akan menjadi guidance dalam penerapan KM.

Mengapa dan kapan asesmen perlu dilakukan?

Asesmen biasanya dilakukan untuk mengevaluasi penerapan KM yang telah berjalan. Akan terlihat mana kegiatan yang sudah sesuai dan bermanfaat untuk organisasi. Asesmen juga bisa dilakukan ketika karyawan merasa kegiatan KM seperti tugas tambahan yang  membebankan.

Bagaimana melakukan asesmen KM?

Knoco Ltd sendiri memiliki pendekatan KM yang merujuk kepada KM Framework. Asesmen dilakukan berdasarkan penilaian terhadap 15 komponen, apa yang sudah berjalan dengan baik dan mana yang masih perlu diperbaiki.

Pelaksanaan asesmen dapat dilakukan dengan teknik FGD, interview dan kuesioner. Teknik tersebut mempertimbangkan sebaran dan jumlah asesi di organisasi, ketersediaan waktu, lokasi, serta biaya. Secara best practices, pelaksanaan asesmen yang paling efektif adalah dengan kombinasi FGD dan interview.

Pada level Top Management seperti Direksi, asesmen dilakukan dengan FGD atau interview untuk mengonfirmasi pemahaman mereka terhadap KM dan urgensi penerapan KM di organisasi. Pada saat asesmen, asesor juga akan menggali isu bisnis yang perlu dibantu oleh KM, harapan terhadap KM dan hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan karyawan selama penerapan KM.

Sedangkan pada level unit kerja dilakukan interview untuk menggali lebih jauh pemahaman asesi dan bagaimana pelaksanaan KM secara teknis di operasional.

Siapa yang melakukan asesmen KM?

Ada 2 pilihan, asesmen dilakukan sendiri oleh organisasi (self assessment) atau organisasi menggunakan jasa pihak ketiga sebagai asesor. Pihak ketiga ini tentu tim ahli yang memiliki pengetahuan lebih terkait best practices penerapan KM dan paham betul prinsip KM Framework. Pendekatan tersebut dikenal sebagai asesmen berbasis Expert Judgement.

Untuk asesi sendiri adalah narasumber yang akan diwawancara. Pemilihan asesi dan jumlahnya merupakan hal yang cukup penting karena narasumber yang terpilih sebagai asesi harus mewakili seluruh unit kerja di organisasi. Selain dengan pengalaman kerja minimal 6 bulan, narasumber terpilih juga mereka yang  mengerti proses bisnis di lapangan. Bila perlu mereka yang sudah mengerti KM dan menjalankan proses KM tingkat operasional.

Untuk melakukan asesmen, perlu dibangun awareness karyawan terhadap penerapan KM di organisasi. Perlu diketahui, tim KM harus memahami 15 elemen KM Framework agar dapat menilai mana elemen yang sudah berjalan dengan baik dan mana elemen yang perlu ditingkatkan. Selain itu tim KM merupakan konsultan internal bagi organisasi, sehingga mereka menjadi tempat untuk bertanya dan merangkul pelaku KM agar tidak bingung dan merasa kesulitan menjalani proses KM di organisasi.

Knoco Indonesia akan membantu Anda dan tim untuk memahami lebih detail tentang Asesmen dengan 15 indikator pada framework KM. Pembahasan tentang asesmen dan tools nya akan dibahas secara detail di Public Training KM Masterclass Online Bootcamp.

Selain itu, kelas ini akan membahas secara detail cara membangun KM dari awal hingga menjadi sistem manajemen yang berkelanjutan. Kelas akan dilaksanakan pada bulan Mei-Juni, dengan 3 pertemuan @ 3 jam dalam sepekan (Selasa, Kamis, dan Jumat) dan difasilitasi oleh 2 konsultan professional Knoco Indonesia.

Jika Anda ingin lebih memahami tentang asesmen dan cara membangun KM yang praktikal, segera daftar di bit.ly/kmmcbootcamp