Standarisasi KM dalam ISO 30401:2018 - Knoco Indonesia

• by Hanifa Ryani
• 0 Comments

Hal terpenting yang terjadi akhir-akhir ini adalah dipublikasikannya ISO 30401:2018, dimana terdapat standarisasi Sistem Manajemen untuk Knowledge Management. Hal ini adalah sebuah perubahan penting bagi industri KM; bahwa untuk pertama kalinya sebuah badan internasional mempublikasikan standar berkenaan dengan Knowledge Management. Walaupun standar yang dibuat hanya diperuntukan bagi sistem manajemen yang terdapat KM di dalamnya, namun hal ini tetap menjadi benchmark yang menguntungkan banyak organisasi.

Namun, masih ada banyak ketertinggalan dalam pemahaman mengenai standarisasi mengenai hal ini, dan masih ada banyak yang skeptis serta meragukan perarutan ini. Newsletter kali ini akan membahas penuh dan menyingkirkan keraguan anda berkenaan tentang standar yang dibahas, dan membuka diskusi yang ingin anda bahas terkait program KM yang anda miliki.

Apa itu ISO Standard 30401?

ISO adalah sebuah organisasi non pemerintahan (NGO) yang bergerak dengan tujuan pengembangan, publikasi serta menjual standarisasi di dunia internasional. Anggota dari ISO adalah badan standarisasi nasional dari berbagai negara (terdapat 162 negara), termasuk the British Standards institute (BSI), the Deutsches Institut für Normung (DIN), dam the Association Française de Normalisation (AFNOR). Badan-badan standarisasi yang tergabung ke dalam ISO meyakini bahwa seiring berkembangnya industri, dibutuhkan standarisasi yang jelas untuk tujuan perdagangan internasional untuk menyamakan kualitas dengan lebih efisien.

Dalam proses penulisannya, ISO sudah mempublikasikan lebih dari 22654 Standarisasi Internasional, 63 diantaranya berkenaan dengan standarisasi manajemen sistem. ISO 30401:2018 adalah sebuah MSS; standar mengenai bagaimana organisasi mengatur tentang bagaimana sebuah organisasi harus bisa mengatur hubungan antar bagian dengan tujuan tercapainya sebuah target dalam sebuah area manajerial (dalam kasus ini, dalam Knowledge Management). Standarisasi ISO MSS yang paling umum adalah 9001, 14001, 18001 dan 24001 dan seluruh dokumen lain yang memiliki format sama. Di luar itu, tidak ada pengecualian terhadap standarisasi KM, jika sebuah organisasi sudah menerapkan ISO 9001:2015, sebagai contohnya, maka apa yang ada di ISO 30410:2018 bukan lagi hal yang asing. 

Berikut adalah hal-hal penting terkait ‘melawan mitos’ dan menjelaskan apa yang standar ISO lakukan dan tidak dilakukan.

• Standarisasi yang ada tidak menjelaskan implementasi KM. Detail pekerjaan anda, proses yang anda jadikan patokan serta teknologi pendukung yang mengacu pada Framework KM seluruhnya adalah otoritas anda dalam mengaturnya. Setiap organisasi harus melaksanakan KM yang sesuai dengan tujuan, objektif dan konteks organisasi. Apa yang standar berikan adalah memastikan anda telah mengatur manajemen sistem yang baik, memfasilitasi acuan dasar untuk solusi KM anda.
• Standarisasi yang ada bukan satu-satunnya acuan implementasi KM anda. Top-down, bottom-up, middle-in-out, gerilya KM, keterampilan KM,atau KM sebagai program perubahan – diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan anda, dengan risiko yang anda tanggung sendiri. Standar ini menjelaskan kebutuhan untuk capaian hasil akhir dan bagaimana cara anda meraihnya.
• Standarisasi yang dibuat tidak hanya untuk perusahaan besar. Standarisasi yang tertulis cukup fleksibel untuk bisa diimplementasikan di sebuah organisasi dengan segala tipe dan skala, di berbagai sektor. Jika anda memiliki program KM, maka standar ini akan berlaku untuk anda.
• Standarisasi yang ada tidak mengharuskan anda tersertifikasi atau diaduit eksternal. Auditor internal di dalam organisasi adalah hal yang harus ada pada organiasi anda. Karena proporsi auditor eksternal yang berkaitan dengan standar ISO lebih kecil; dan 90% pekerjaan auditor hanya berpatokan pada 5 standar (9001, 14001, 18001, 27001, 45001) 58 MSS lainnya tidak pernah masuk ke dalam standar auditor. Sertifikasi hanya akan dilakukan jika badan sertifikasi memutuskan sudah ada cukup kasus yang bisa digunakan untuk akreditasi auditor sesuai dengan SIO 30401.
• Anda bisa menjadi auditor bagi diri anda sendiri. Ada 54 kali penggunaan kata ‘shall’ dalam standar yang dibuat, setiap kata menandakan persyaratan yang harus anda penuhi, anda akan melihat apakah anda bisa memenuhinya sendiri atau sebaliknya. Jika anda mencoba untuk memenuhi seluruh persyaratan, maka anda bisa nyatakan diri anda bahwa anda sudah memenuhi standar yang diminta.

 

Bagaimana dan Mengapa Standarisasi Ini Diberlakukan?

ISO tidak menentukan kapan harus membuat standar yang baru, tapi dibuat sebagai respon terhadap industri yang membutuhkan di berbagai negara dan dari berbagai tingkatan stakeholder maupun konsumen. Pada bulan Januari tahun 2014, ISO menerima proposal dari Standard Institute of Israel (SII) untuk mengembangkan standarisasi sistem manajamen untuk Knowledge Management. Penilaian yang dibuat oleh SII untuk proposal ini termasuk:

• Memperjelas kebutuhan dan pentingnya kehadiran Knowledge Management;
• Ambiguitas pemahaman terhadap KM;
• Kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi dan berulang di proyek dan inisiasi KM karena adanya pendekatan yang tidak sesuai.

ISO tidak bisa bisa memutuskan standar-standar ini sendirian, sehingga dibutuhkan vote dari negara-negara anggota ISO. ISO kemudian memberikan proposal yang diajuan oleh SII kepada negara-negara anggota untuk mendapatkan feedback dari para ahli di bidang KM yang ada di negara tersebut, termasuk Nick Milton. Pada akhir Maret 2014, 36 negara sudah memberikan feedback pada proposal yang masuk dan kebanyakan dari mereka menerima proposal yang diajukan. Dua belas negara lainnya setuju untuk terlibat langsung di dalam pembuatan standarisasi, termasuk Inggris Raya.

Penyusunan standar mengikuti prosedur ISO yang didefinisikan dengan baik. Pekerjaan penyusunan yang sebenarnya dilakukan oleh komite teknis para ahli dari negara-negara anggota, yang bekerja pada berbagai tingkat rancangan yang disikluskan melalui tim kerja di negara-negara anggota yang disebut “mirror committee” untuk diedit, ditinjau dan diinput di tingkat nasional. Cara kerja seperti ini digunakan untuk memastikan adanya maksimalisasi konsultan pada setiap pertemuan tatap muka dan diskusi. Keanggotaan mirror committe terbuka untuk siapa saja yang tertarik, dan keanggotaan drafting committe terbuka untuk semua anggota mirror committe. ISO juga bekerja melalui prinsip konsensus, yang berarti bahwa semua yang terkait harus setuju dengan teks sebelum difinalisasi, dan ISO menerapkan prinsip ini dengan memastikan semua diskusi tatap muka atau melalui video conference.

Pertemuan pertama membahas beberapa dasar-dasar, seperti apakah standar sertifikasi akan dikembangkan (yang dapat disertifikasi oleh organisasi, dan yang menetapkan persyaratan minimum untuk sistem manajemen KM yang dapat disertifikasi). Disetujui bahwa standar sertifikasi harus menjadi tujuan utama. Perlahan standar mulai terbentuk, dengan tempat pengerjaan di negara-negara tempat pertemuan kelompok kerja ISO seperti Galveston, Berlin, Singapura dan London. Milis untuk anggota kelompok kerja berjumlah 64 orang dari 15 negara, yang memberikan gambaran luasnya konsultasi. Jelas tidak semua orang hadir di setiap pertemuan, tetapi pertemuan kelompok kerja umumnya terdiri dari 20 orang dari 8 negara

Akhirnya draf komite selesai, dan diterbitkan pada akhir 2017 di beberapa situs web untuk ditinjau oleh siapa pun yang peduli untuk berkomentar. Pembaca diundang untuk mengomentari klausa teks demi klausa, baris demi baris, menggunakan template komentar ISO. Secara keseluruhan 350 komentar diterima di situs Inggris saja, dari 45 orang yang berbeda. Banyak komentar yang merupakan duplikat, terutama komentar editorial yang membahas ejaan dan huruf besar. Lainnya menyarankan perubahan pada teks ISO MSS wajib, dan karenanya tidak dapat diterima. Dalam kasus-kasus lain, komentar saling bertentangan – beberapa orang misalnya merasa bahwa budaya Manajemen Pengetahuan tidak dapat dipisahkan dari Budaya Organisasi yang lebih luas, dan yang lain merasa bahwa perbedaan ini sangat penting. Sebagian besar komentar bermanfaat untuk menambah kejelasan dokumen.

Pada saat komentar melewati tinjauan awal untuk penyamaan presepsi, terdapat 420 komentar editorial dan teknis tetap yang membutuhkan diskusi serius. Kelompok kerja ISO bertemu lagi untuk sesi maraton di Paris untuk membahas komentar-komentar ini satu per satu. Semua komentar editorial diterima, banyak di antaranya adalah duplikat. Semua komentar teknis dibahas, diselesaikan dan diterima jika memungkinkan. Delegasi Perancis khususnya memberikan beberapa masukan yang sangat berguna untuk struktur akhir, dan diskusi panjang harus memastikan bahwa kata-kata bahasa Inggris yang kami pilih dapat diterjemahkan ke dalam bahasa Prancis, Jerman dan bahasa lainnya. Akhirnya pekerjaan selesai, dan versi final dari standar ditandatangani dan diserahkan ke ISO untuk pembacaan dan terjemahan bukti, sebelum publikasi akhir pada akhir Oktober 2018.

Apa Saja Yang Ada di Standar?

Standar ISO KM berisi 10 element yang ada di bawah ini, sesuai dengan struktur the ISO Management System Standard. Kesepuluh elemen ini harus tercantum di dalam ISO Management System Standard.

Clause 1; Cakupan. Sebuah bagian pembuka yang pendek dan tidak terlalu rumit.

Clause 2; Referensi Normatif. Menjelaskan tentang deskripsi referensi.

Clause 3; Terms and Definitions. Ada banyak definisi dalam bagian ini yang terdaftar di dalam standari ISO dan tidak bisa diganti. Setiap definisi baru harus menjadi satu kalimat padu, dan harus menjadi definisi, bukan deskripsi. Banyak definisi diilustrasikan oleh “Notes to Entry” yang memberikan sedikit penjelasan. Standar tidak mendefinisikan istilah yang tidak muncul dalam dokumen. “Tacit” dan “Explicit” tidak didefinisikan, misalnya, karena ini tidak muncul dalam teks dokumen.

Clause 4; Konteks pada Organisasi. Clause 4 menentukan alasan dibutuhkannya sistem ini. Sebagai bagian dari jawaban untuk pertanyaan ini, organisasi perlu mengidentifikasi masalah internal dan eksternal yang dapat berdampak pada hasil yang diinginkan, serta semua pihak yang berkepentingan dan persyaratannya. Ini juga perlu mendokumentasikan ruang lingkup dan menetapkan batas-batas dan komponen utama dari sistem manajemen – semua sejalan dengan tujuan bisnis

Clause 5 – Leadership. Struktur MSS ISO baru memberikan penekanan khusus pada kepemimpinan. Manajemen puncak sekarang memiliki akuntabilitas dan keterlibatan yang lebih besar dalam sistem manajemen organisasi. Mereka perlu mengintegrasikan persyaratan sistem manajemen KM ke dalam proses bisnis inti organisasi, dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan. Manajemen puncak juga bertanggung jawab untuk mengomunikasikan pentingnya KM untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan karyawan

Clause 6 – Perencanaan.. Klausul perencanaan melihat apa, siapa, bagaimana, dan kapan risiko dan peluang harus diatasi. Fokus khusus juga ditempatkan pada tujuan sistem manajemen. Harus dapat diukur, dipantau, dikomunikasikan, diselaraskan dengan kebijakan sistem manajemen dan diperbarui bila diperlukan.

Clause 7 – Dukungan. Organisasi harus melihat dukungan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran mereka. Ini termasuk sumber daya, komunikasi internal dan eksternal yang ditargetkan, serta informasi yang terdokumentasi tentang Kerangka Kerja KM

Clause 8 – Perencanaan operasional dan pengawasan. Bagian ini membahas baik proses in-house dan outsourcing, sedangkan manajemen proses keseluruhan mencakup kriteria yang memadai untuk mengendalikan proses-proses ini, serta cara-cara untuk mengelola perubahan yang direncanakan dan tidak diinginkan.

Clause 9 – Evaluasi Performa. Organisasi perlu menentukan apa, bagaimana dan kapan segala sesuatu harus dipantau, diukur, dianalisis, dan dievaluasi. Audit internal juga merupakan bagian dari proses ini untuk memastikan sistem manajemen sesuai dengan persyaratan organisasi serta standar, dan berhasil diimplementasikan dan dipelihara. Langkah terakhir, tinjauan manajemen, melihat apakah sistem manajemen cocok, memadai dan efektif.

Clause 10 – Pengembangan. Clause 10 melihat cara untuk mengatasi ketidaksesuaian dan cara mengoreksi, serta strategi untuk perbaikan secara berkelanjutan.

Selain itu standar berisi beberapa bahan pengantar dan Lampiran, tetapi 10 Klausul di atas yang menentukan persyaratan untuk standar KM.

Bagaimana standar bisa digunakan?

Ada kemungkinan 5 cara yang bisa anda gunakan dengan ISO 30401, ISO MSS untuk Knowledge Management.

Anda bisa mengabaikannya – Hanya karena ada standar ISO KM, bukan berarti anda tidak perlu melakukan apa pun. Cukup banyak organisasi, mungkin hingga sepertiga, tidak akan ada bedanya sekarang setelah standar diterbitkan.

Anda bisa menggunakannya sebagai pedoman permulaan – Jika Anda baru memulai di KM, Anda dapat membeli standar untuk bertindak sebagai panduan. Ini harus memberi tahu Anda apa yang berbeda tentang KM, memberi Anda beberapa prinsip, memberi tahu Anda di mana untuk memulai, apa yang perlu Anda pertimbangkan dan apa yang harus dilakukan, dan karenanya membantu Anda menghindari beberapa jebakan umum.

Anda bisa menggunakannya untuk memeriksa keberjalanan program KM – Menggunakan auditor internal atau eksternal, Anda dapat menggunakan standar dan memeriksa apakah Anda memenuhi semua persyaratan. Anda mencari bukti yang bertentangan dengan persyaratan “harus” dalam standar, dengan mewawancarai orang-orang dan meninjau dokumen. Jika Anda yakin Anda belum memenuhi persyaratan, maka Anda mendokumentasikan apa yang menjadi masalahnya. Anda mengidentifikasi bidang yang belum memenuhi persyaratan apa pun, dan menentukan pekerjaan yang perlu dilakukan untuk memenuhi persyaratan.

Terdapat 5 grup stakeholder yang akan tertarik pada level kepatuhan terhadap paduan KM anda;

• KM Tim anda memahami apa yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan KM.
• Tim manajemen anda memahami apa yang lebih mereka butuhkan untuk membangun KM yang sesuai dengan standar.
• Organisasi anda; patuh terhadap standard yang ditentukan oleh KM sebagai disiplin yang sudah disetujui dan terbukti.
• . Klien anda; jika anda membutuhkan pengetahuan yang ada pada klien, misalnya untuk penyediaan pengetahuan strategis yang ada pada mereka, maka mereka harus mematuhi standar KM yang sudah dibuat sebagai kewajiban pemenuhan kerja.
• Calon klien potensial anda. Sebagai contoh, jika dapat menunjukan bahwa kepatuhan terhadap standarisasi KM adalah bagian dari sebuah paket pekerjaan, maka hal ini adalah pertanda bahwa calon klien anda akan bertanggung jawab terhadap kewajiban KM.

Anda (Belum) Bisa Mendapakatkan Sertifikat dari Badan Akreditasi.

Banyak orang beranggapan bahwa ketika ada standarisasi ISO, maka harus pula dibarengi dengan sertifikasi. Tentunya permasalahan ini berujung pada pertanyaan tentang sertifikat yang dikeluarkan oleh badan akreditasi. Level sertifikasi masih belum memungkinkan untuk ISO 30401, dan mungkin tidak akan bisa. Badan sertifikasi harus bekerja berdasarkan 4—8 kriteria dari 60 lebih kriteria MSS. Hal ini juga menandakan bahwa ISO 30401 cukup besar untuk mengeluarkan sertifikasi dari suatu lembaga. Pun lembaga akreditasi nasional semacam UKAS di Inggris menentukan sertifikasi hanya bisa memenuhi 16 kriteria. Apakah mereka juga akan menyediakan akreditasi untuk auditor ISO 30401:2018 adalah keputusan bisnis bagi UKAS.

Apa Yang Harus Dilakukan Selanjutnya?

Standar yang dibuat belum bisa digunakan secara penuh, baru akan direview penuh pada tahun 2023. ISO akan mendukung standar yang sudah dibuat, namun beberapa badan standarisasi nasional mungkin akan mempertanyakan implementasi standar yang dibuat beserta improvement yang dibutuhkan. Pendeknya, sebelum 2024, komite standarisasi ISO 30401 akan memberikan update terbaru berkenaan dengan pemberlakuan standar ini.

Hingga saat ini, komite standarisasi sedang mempersiapkan kosa kata KM yang harus dimasukan ke dalam standarisasi yang akan dibuat. Partner kami, Ian (Knoco Australia) dan Nick (Knoco Ltd.) tergabung di dalam tim ini.

Bagaimana Knoco dapat Membantu

Layak untuk menegaskan bahwa tawaran layanan seluruh layanan Knoco sepenuhnya sesuai dengan standar. Nick Milton adalah anggota inti dari komite teknis internasional yang mengembangkan standar, dan pekerjaan Nick dengan standar dan pengembangan Nick atas tawaran Knoco didasarkan pada pengalaman yang sama bekerja dengan KM dalam berbagai pengaturan selama 27 tahun terakhir. Memang akan mengejutkan jika standar dan model KM dan pendekatan Knoco tidak sepenuhnya selaras, dan semua strategi dan layanan kerangka kerja kami sepenuhnya sesuai dengan standar.

Sebagai tambahan, Knoco menawarkan beberapa jasa yang spesifik seperti:.

• Kami bisa melatih tim anda sesuai dengan standard dan sesuai dengan organisasi anda.
• Kami bisa menyiapkan tim KM anda untuk persiapan audit terhadap standarisasi KM.
• Kami bisa bekerja sama dengan tim internal anda untuk menjadi auditor internal untuk standarisasi ISO 30401.
• Salah satu persyaratan dalam pemenuhan standarisasi adalah keberadaan kebijakan KM di organisasi anda. Kami dapat membantu membuat tata kelola KM untuk perusahaan anda.